Súmula: Dispõe sobre a designação de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e Estabelece normas para a transferência ou recolhimento de acervos públicos e privados para o Departamento de Arquivo Público da Secretaria de Estado da Administração e da Previdência em âmbito estadual.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO PARANÁ, no uso das atribuições que lhe confere os incisos V e VI do art. 87 da Constituição Estadual e tendo em vista o disposto nos art. 1°, 4°, 15, e 21, da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no § 2º do art. 30 da Lei nº 19.848, de 03 de maio de 2019, no inciso VII do art. 1º, e art. 21, do anexo I, do Decreto nº 3.888, 21 de janeiro de 2020, e o contido no protocolado nº 18.366.431-0, DECRETA:
Art. 1º É de responsabilidade dos titulares dos órgãos ou entidades, no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo do Estado do Paraná, constituir Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD.
Parágrafo único. Poderão ser constituídas subcomissões, quando a estrutura dos órgãos ou entidades assim o exigir, vinculadas diretamente à comissão principal.
Art. 2º A comissão deverá ser constituída de 7 (sete) membros, sendo 5 (cinco) preferencialmente servidores efetivos do órgão produtor dos documentos e 2 (dois) membros representantes do DEAP/SEAP.
§ 1º Dos membros do órgão, 2 (dois) devem representar a administração geral, a administração financeira ou áreas técnicas.
§ 2º Poderão ser designados suplentes, que substituirão os titulares em suas ausências e impedimentos.
Art. 3º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, sob orientação técnica arquivística do DEAP/SEAP:
I - elaborar ou atualizar os Códigos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do titular do órgão ou da entidade e do DEAP/SEAP;
II - aplicar e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio da administração pública estadual e de suas atividades-fim aprovadas pelo DEAP/SEAP;
III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública estadual, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda intermediária ou permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor administrativo legal ou histórico;
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo nos termos do Decreto nº 10.285, de 25 de fevereiro de 2014; e
V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.
Art. 4º Os Códigos de Classificação de Documentos, as Tabelas de Temporalidade de Documentos relativas às atividades-fim, bem como, o Manual de Gestão de Documentos da atividade-fim de cada órgão ou entidade deverão ser submetidos ao DEAP somente após a aprovação pelo titular da pasta.
Art. 5º As Comissões deverão ser designadas no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias a contar da data da publicação deste Decreto.
Art. 6º A publicação dos Códigos de Classificação, das Tabelas de Temporalidade de Documentos e dos Manuais de Gestão de Documentos, devidamente aprovada pelos respectivos titulares dos órgãos ou entidades que produzem os documentos, deverá ocorrer em até 15 (quinze) dias após sua aprovação pelo DEAP/SEAP.
Art. 7º A atualização dos Códigos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos aprovada e publicada anteriormente à edição deste decreto deverão passar por revisão e aprovação dos respectivos titulares dos órgãos ou entidades que produzem os documentos e pelo DEAP/SEAP dentro do prazo máximo de até 2 (dois) anos da publicação deste Decreto, incluindo o ato de sua publicação.
Art. 8º Após a aprovação dos Códigos de Classificação, das Tabelas de Temporalidade de Documentos, dos Manuais de Gestão de Documentos de atividade-fim ou as atualizações destes pelo DEAP/SEAP, compete a cada órgão ou entidade a publicação, em Diário Oficial do Estado, do Manual de Gestão de Documentos da sua atividade-fim.
Parágrafo único. Após a publicação o processo deve ser remetido ao DEAP/SEAP, juntamente com o extrato de sua publicação, para ciência
Art. 9º A autorização para a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, ocorrerá por meio da aprovação do DEAP/SEAP, após a publicação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou entidade, condicionada ao cumprimento do disposto no art. 3º deste Decreto.
§ 1º A eliminação de documentos que não constarem na Tabela de Temporalidade de Documentos-TTD será realizada mediante autorização excepcional do DEAP/SEAP, desde que as tipologias autorizadas em venham a compor a tabela finalística.
§ 2º A publicação das tipologias deverá ocorrer no prazo de 40 dias após sua aprovação pelo DEAP/SEAP.
§ 3º A eliminação de documentos públicos será efetuada de forma que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
Art. 10. A eliminação de documentos, físicos ou digitais, inclusive aqueles que tramitam exclusivamente via eProtocolo, deve ocorrer em estrita observância ao código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos que vier a ser aplicada, até que sobrevenha normativa, instrução ou orientação específica sobre o tema, emitida pela Secretaria de Estado da Administração e da Previdência – SEAP, em atendimento às orientações e recomendações técnicas do Departamento de Arquivo Público-DEAP.
Art. 11. Os acervos arquivísticos públicos de âmbito estadual ao serem transferidos ou recolhidos para o Departamento de Arquivo Público da Secretaria de Estado da Administração e da Previdência, denominado simplesmente DEAP/SEAP, deverão estar avaliados, organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita a sua identificação e controle.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput deste artigo, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradoras dos arquivos.
Art. 12. Para fins do disposto neste Decreto, considera-se arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos pela administração pública estadual, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 13. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento que define o tempo de permanência dos documentos nos arquivos correntes e intermediários e o recolhimento para arquivos de guarda permanente ou eliminação.
Art. 14. É de competência do Departamento de Arquivo Público–DEAP/SEAP a emissão de informações e orientação técnica quanto aos procedimentos relacionados à destinação final de documentos.
Art. 15. A avaliação dos documentos fica sob a responsabilidade das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD, sendo procedimento indispensável para identificação dos documentos para guarda intermediária ou permanente e para a eliminação dos destituídos de valor administrativo legal ou histórico, salvo situações de doações.
Art. 16. Os documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública, dos órgãos ou entidades geradoras dos arquivos, deverão cumprir os prazos de guarda e destinação estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, do Manual de Gestão de Documentos das atividades-meio ou Tabelas de Temporalidade de Documentos da atividade-fim do órgão ou entidade.
Art. 17. Identificados documentos que não estejam codificados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, do Manual de Gestão de Documentos das atividades-meio ou Tabelas de Temporalidade de Documentos da atividade-fim do órgão ou entidade, deverão ser avaliados e selecionados pelas respectivas CPAD que submeterá os prazos de guarda e destinação à aprovação do titular do órgão ou entidade e do DEAP/SEAP para posterior publicação.
Art. 18. A custódia dos documentos transferidos dar-se-á mediante convênio de custódia e termo de transferência, conforme o caso, entre o órgão ou entidade geradora dos documentos do arquivo e o DEAP/SEAP.
§ 1º O convênio de custódia se efetivará somente para transferências entre entidades pertencentes a Administração Indireta do Poder Executivo Estadual e o DEAP/SEAP, com a realização de transferência de recursos em valor correspondente à quantidade de metros lineares de documentos a serem transferidos, conforme estipulado na Tabela de Valores de Referência.
§ 2º O DEAP/SEAP publicará, no prazo de 60 (trinta) dias a contar da publicação deste Decreto, instrução normativa atualizando e detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.
§ 3º Será mantida a aplicação da Tabela de Valores de Referência vigente até a publicação da Lei n° 19.848 de 2019, tabela esta que será avaliada e atualizada, mediante publicação do ato do Diretor do DEAP/SEAP.
Art. 19. Os acervos arquivísticos privados poderão ser doados ao DEAP/SEAP, desde que sejam considerados conjuntos de fontes relevantes para a história e para o desenvolvimento científico do Estado do Paraná.
§ 1º As doações se efetivarão mediante Termo de Doação firmado entre as partes em duas vias devidamente assinadas.
§ 2º Após a aplicação de metodologia arquivística, as doações comporão o patrimônio documental permanente do DEAP/SEAP e serão disponibilizadas para consulta.
Art. 20. Compete a cada órgão ou entidade a destinação de espaço físico no próprio órgão, adequado à guarda exclusiva de documentos de arquivo de fase intermediária.
Parágrafo único. Consideram-se pertencentes à fase intermediária aqueles documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 21. Aplica-se no que couber os dispositivos deste Decreto às situações de salvaguarda de documentos.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 23. Ficam revogados:
I - o Decreto nº 2.866, de 22 de abril de 2004;
II - o Decreto nº 3.575, de 22 de dezembro de 2011;
III - a Resolução SEAD nº 3.107, de 25 de setembro de 1995;
IV - a Instrução Normativa DEAP nº 2, de 19 de maio de 2004;
V - a Instrução Normativa DEAP nº 3, de 11 de maio de 2012.
Curitiba, em 11 de abril de 2022, 201° da Independência e 134° da República.
Carlos Massa Ratinho Junior Governador do Estado
João Carlos Ortega Chefe da Casa Civil
Elisandro Pires Frigo Secretário de Estado da Administração e da Previdência
Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Estado
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