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Decreto 5389 - 24 de Outubro de 2016


Publicado no Diário Oficial nº. 9809 de 25 de Outubro de 2016

Súmula: Regulamenta o sistema e-Protocolo Digital no âmbito da Administração Pública do Estado do Paraná.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO PARANÁ, no uso das atribuições que lhe confere os incisos V e VI do art. 87 da Constituição Estadual e tendo em vista o contido no protocolado sob nº 14.257.343-1,






DECRETA:

Art. 1.º  Fica regulamentado o sistema e-Protocolo Digital, no âmbito da Administração Pública do Estado do Paraná, na forma disciplinada por este Decreto.

Art. 2.º A utilização do sistema e-Protocolo Digital observará as regras dispostas neste Decreto e será de observância obrigatória pelas entidades que compõem a Administração Pública Estadual.

Art. 3.º O acesso ao sistema pelos servidores públicos dar-se-á mediante a utilização de chave de acesso e senha pessoal.

Parágrafo único. A chave de acesso e a senha são pessoais e intransferíveis, sob pena de responsabilização.

Art. 4.º O acesso ao sistema por usuários externos se dará mediante cadastramento prévio ou certificado digital, a ser realizado online ou diretamente nos órgãos de protocolo das unidades da administração direta.

Parágrafo único. Considera-se usuário externo todo aquele que não é usuário habitual do sistema, enquanto agente público.

Art. 5.º Os gerenciadores de acesso são os servidores públicos, indicados pelos chefes das entidades ou Secretarias de Estado, responsáveis pelo credenciamento de acesso e parametrização dos processos eletrônicos na sua respectiva unidade.

Art. 6.º Cada repartição pública terá ao menos um servidor, designado pelo gerenciador de acesso de sua repartição, como responsável pelo recebimento e distribuição dos protocolos eletrônicos que lhes são encaminhados.

Art. 7.º Os documentos produzidos por meio do sistema serão elaborados, preferencialmente, a partir de seu editor interno ou de modelos eletrônicos e deverão ser assinados eletronicamente, mediante o fornecimento de senha pessoal ou pelo uso de certificado digital, observadas as disposições do Capítulo III.

§ 1.º Os documentos produzidos na forma do caput serão considerados originais.

§ 2.º Os documentos digitalizados e anexados ao sistema serão considerados cópias autenticadas administrativamente.

Art. 8.º O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do interessado ocorrerá, preferencialmente, em meio eletrônico.

Art. 9.º É de responsabilidade exclusiva dos usuários:

I - o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido, sujeitando o servidor a responsabilidade administrativa;

II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de protocolo e os constantes nos documentos transmitidos, bem como seu nível de acesso;

III - a confecção dos documentos digitais e digitalizados em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

IV - a preservação dos documentos físicos originais, encaminhados em meio digital, via protocolo eletrônico, conforme tabela de temporalidade expedida pelo Departamento de Arquivo Público do Estado do Paraná, a contar do encerramento do processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao órgão ou entidade interessada para qualquer tipo de conferência;

V - a conferência do recibo eletrônico de protocolo, assim como a consulta ao sistema, a fim de visualizar os documentos constantes do processo;

VI - a observância dos fusos horários existentes no Brasil, para fins de contagem de prazo, tendo por referência o horário oficial de Brasília;

VII - a observância do relatório de interrupções de funcionamento previsto no art. 17.

§ 1.º A não obtenção do credenciamento prévio, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados, não imputáveis a falhas do protocolo eletrônico, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações ou prazos.

§ 2.º Em se tratando de documento produzido por usuário externo, aplica-se o prazo mínimo de 5 (cinco) anos aos documentos que tiverem classificação de temporalidade inferior a este prazo.

§ 3.º É de total responsabilidade do usuário externo ao sistema as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.

Art. 10. Nos processos administrativos eletrônicos, os atos deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.

Art. 11. Os documentos físicos externos serão recebidos preferencialmente pelo setor próprio de protocolo e deverão ser digitalizados e inseridos no processo eletrônico, sendo assim considerados cópias autenticadas administrativamente.

§ 1.º Após digitalizados, os documentos deverão tramitar, a partir de então, somente em meio eletrônico.

§ 2.º Os órgãos e entidades que não possuam setor próprio de protocolo poderão receber documentos físicos externos a serem digitalizados e inseridos no processo eletrônico, por servidor autorizado pelo gerenciador de acesso de sua respectiva repartição, a ser designado pelo chefe do órgão ou entidade.

§ 3.º Os documentos mencionados no caput serão recebidos somente durante o expediente do órgão respectivo.

Art. 12. Os documentos cuja digitalização for tecnicamente inviável pelo usuário deverão ser apresentados ao órgão ou entidade no prazo de 5 (cinco) dias, contados da abertura do protocolo eletrônico, ou de sua intimação pela Administração Pública.

§ 1.º Os documentos referidos no caput, quando inviável sua digitalização e inserção no sistema, serão formalizados na via do protocolo físico e tramitarão em conjunto com o protocolo eletrônico.

§ 2.º Considerar-se-á tecnicamente inviável a digitalização dos documentos:

I - quando o tamanho do documento a ser enviado for superior à capacidade de recebimento no sistema e incapaz de sofrer fracionamento;

II - quando da digitalização resultar inelegibilidade do documento;

III - quando os arquivos de áudio ou vídeo não puderem ser anexados ao sistema eletrônico por incompatibilidade de formato.

§ 3.º Nas hipóteses do parágrafo anterior, o usuário externo deverá indicar claramente em sua manifestação as causas da inviabilidade técnica da digitalização dos documentos.

§ 4.º No caso de impossibilidade de envio de arquivo eletrônico, em razão deste exceder a capacidade máxima de carregamento indicada no sistema, o usuário deverá efetuar a entrega à unidade de protocolo respectiva em Compact Disc (CD), Digital Versatile Disc (DVD), ou Memória USB Flash Drive (Pen Drive) ou em outro meio adequado.

§ 5.º Na hipótese do §4º, deverá a entidade que receber a documentação certificar se há integridade no conteúdo apresentado e, em caso negativo, determinar a intimação do interessado, para que no prazo improrrogável de 2 (dois) dias úteis apresente novamente a documentação.

§ 6.º Na hipótese do inciso II, do §2º, o prazo previsto no caput terá início a partir do aviso do órgão interessado sobre a inelegibilidade do documento.

CAPÍTULO II
DA DISPONIBILIDADE

Art. 13. O sistema e-Protocolo Digital estará disponível vinte e quatro horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de manutenção do sistema.

Parágrafo único. As manutenções do sistema serão sempre informadas com antecedência e realizadas, preferencialmente, no período da meia-noite dos sábados às 22 horas dos domingos, ou, nos demais dias da semana, da meia-noite às 6 horas.

Art. 14. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados até as 24 horas do último dia de prazo.

Art. 15. Nas hipóteses de indisponibilidade do e-protocolo eletrônico, na forma prevista no art. 16, os atos poderão ser praticados conforme as normas inerentes aos processos que tramitam em meio físico, sendo obrigatória, nesses casos, a posterior digitalização dos documentos e inclusão no sistema eletrônico.

Art. 16. Considera-se indisponibilidade do protocolo eletrônico a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

I - acesso para fins de credenciamento;

II - consulta aos autos eletrônicos; ou

III - protocolo eletrônico.

Parágrafo único. Não caracterizarão indisponibilidade as falhas de transmissão e recepção de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorrer de falhas nos equipamentos ou programas do usuário externo.

Art. 17. A indisponibilidade definida no artigo anterior será aferida pela Companhia de Tecnologia da Informação e Comunicação – CELEPAR.

§ 1.º As indisponibilidades do protocolo eletrônico serão registradas em relatório de interrupções de funcionamento a ser divulgado em campo específico disponibilizado no sítio eletrônico do Protocolo Digital na Internet, devendo conter, pelo menos, as seguintes informações:

I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e

II - serviços que ficaram indisponíveis.

§ 2.º O relatório de interrupção deverá ser divulgado até as 12 horas do dia útil seguinte ao da indisponibilidade.

CAPÍTULO III
DA ASSINATURA DIGITAL

Art. 18. Todos os atos administrativos que autorizem ou efetivem a realização de despesa, informações e pareceres jurídicos, bem como os que classifiquem documentos como sigilosos, necessitam de assinatura mediante uso de certificadora digital.

§ 1.º Cada Secretaria de Estado fica autorizada a estabelecer outros procedimentos internos que necessitem ser assinados pela via da certificação digital.

§ 2.º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura nos processos eletrônicos poderão ser obtidas por meio de certificado digital, emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados os padrões por ela definidos.

§ 3.º Os demais atos, bem como os despachos de mero encaminhamento e nas hipóteses legais de anonimato prescindem de assinatura digital.

CAPÍTULO IV
DO SIGILO

Art. 19. A tramitação de documentos considerados sigilosos, nos termos da Lei de Acesso à Informação, ficará restrita aos servidores com habilitação para tanto, a ser concedida pelos Gerenciadores de Acesso.

§ 1.º No momento de formalização de protocolo eletrônico que contém documentação sigilosa, o usuário deverá indicar quais os usuários que poderão visualizar seu conteúdo.

§ 2.º A aplicação do caráter sigiloso a um documento juntado ao processo eletrônico precisa ser fundamentado em campo específico existente no sistema, indicando o seu grau de sigilo.

Art. 20. Os documentos oficiais devem ser produzidos de acordo com as orientações do Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná e conter todos os documentos necessários para análise e parecer.

Art. 21. Regras complementares para regulamentação deste Decreto poderão ser estabelecidas por resolução do Secretário de Estado da Administração e da Previdência do Estado do Paraná.

Art. 22. As entidades ou órgãos mencionados no artigo 2.º poderão editar regras específicas para atender as suas necessidades, mediante edição de Resolução Conjunta com a Secretaria de Estado da Administração e da Previdência.

Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Curitiba, em 24 de outubro de 2016, 195° da Independência e 128° da República.

 

Carlos Alberto Richa
Governador do Estado

Valdir Luiz Rossoni
Chefe da Casa Civil

Marcia Carla Pereira Ribeiro
Secretária de Estado da Administração e da Previdência em exercício

 


Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Estado

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